Friday, July 23, 2010

Garis Panduan Penggunaan, Pengurusan, Penyelenggaraan Dan Penyimpanan Aset Alih Kerajaan Di Unit Ukur Tanah Wilayah Utara

Berikut adalah garis panduan penjagaan dan penggunaan aset yang dikeluarkan oleh UUT Wilayah Utara sebagai satu langkah proaktif bagi mendedahkan kepada semua pekerja berkenaan kepentingan mengguna dan menjaga aset alih kerajaan yang diamanahkan.
1. ABSTRAK

Pada masa kini, kerajaan telah membelanjakan satu jumlah yang besar bagi pembelian aset untuk kegunaan di pelbagai Jabatan/Agensi/Badan Berkanun kerajaan. Setiap aset yang dibeli diperolehi sumber kewangannya daripada cukai yang dikenakan kepada rakyat Malaysia. Oleh itu, amatlah merugikan kepada negara sekiranya pengurusan aset tidak dikendalikan dengan sistematik dan sering berlakunya kehilangan aset. Sehubungan dengan itu, kertas kerja ini adalah bertujuan untuk memberi garis panduan berkenaan penggunaan, pengurusan, penyelenggaraan dan penyimpanan aset alih kerajaan kepada pegawai kerjaluar dan pemandu khususnya di Unit Ukur Tanah Wilayah Utara, Perai, Pulau Pinang.


2. PENDAHULUAN

2.1 Kementerian Kewangan telah mengeluarkan satu Pekeliling mengenai Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan melalui Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007. Pekeliling ini merupakan gabungan daripada beberapa peraturan seperti Arahan Perbendaharaan, Panduan Perbendaharaan-Tatacara Pengurusan Stor (PP-TPS), Pekeliling Perbendaharaan (PP) dan Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP). Melalui gabungan dan pengemaskinian peraturan baru ini, ia dapat memantapkan Pengurusan Aset Alih Kerajaan. Sehubungan dengan itu, garis panduan ini hendaklah dibaca bersama dengan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 tersebut.

2.2 Pada masa kini, pegawai kerjaluar akan membawa aset alih yang dibekalkan seperti alat total station, alat ukur aras, komputer riba, prizam dan sebagainya ke lokasi kerja di lapangan. Situasi ini menjadikan pegawai kerjaluar perlu lebih bertanggungjawab terhadap aset alih yang berada di dalam jagaannya kerana perlu menyimpan sendiri aset alih tersebut.

2.3 Walaupun peraturan mengenai kenderaan telah dikeluarkan tetapi garis panduan ini diharapkan dapat menjelaskan kepentingan langkah-langkah keselamatan semasa membawa kenderaan bertugas di luar kawasan pejabat Unit Ukur Tanah Wilayah.

2.4 Oleh yang demikian, satu garis panduan bagi memastikan aset alih dikendali dan diuruskan dengan kawalan maksima perlu dikeluarkan untuk kepentingan bersama.


3. PERATURAN PENGGUNAAN DAN PENGENDALIAN ASET ALIH

3.1 Aset Alih Kerajaan hendaklah dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan :-
a) mengurangkan pembaziran
b) menjimatkan kos
c) mencapai jangkahayat
d) mencegah penyalahgunaan
e) mengelakkan kehilangan

3.2 Penggunaan aset alih hendaklah bagi tujuan rasmi sahaja.

3.3 Penggunaan aset alih hendaklah mengikut fungsi sebenar dalam manual.

3.4 Pengendalian aset alih hendaklah oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan.

3.5 Setiap penggunaan aset alih hendaklah direkod nama penempatan di dalam Daftar Harta Modal (Borang KEW.PA-2) dan Buku Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (Borang KEW.PA-6) terlebih dahulu.

3.6 Pegawai hendaklah menyenaraikan segala aset alih yang telah ditempatkan terus di bawah penjagaan mereka dan disahkan oleh Penolong Pengarah Wilayah.

3.7 Aset alih yang telah ditempatkan terus kepada seseorang pegawai tidak boleh dipinjamkan kepada individu lain melainkan dibuat penempatan baru.

3.8 Pegawai hendaklah bertanggungjawab sepenuhnya dalam memastikan keselamatan aset alih di bawah penggunaan dan jagaannya sentiasa dalam keadaan selamat.

3.9 Pegawai hendaklah memastikan ahli pasukan yang lain turut menjaga dan mengawasi aset alih semasa di lapangan bagi mengelak sebarang kerosakan dan kehilangan.

3.10 Sekiranya aset alih mengalami sebarang kerosakan, pegawai berkenaan hendaklah melaporkan kerosakan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan (Borang KEW. PA-9).

3.11 Setiap aset alih yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan. Aset alih hendaklah dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana lebih awal.

3.12 Aset alih peralatan ukur (Total Station) hendaklah dibuat tentukuran (kalibrasi) di Tapak Ujian Alat EDM / Total Station yang telah ditetapkan mengikut Pekeliling Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan Malaysia Bil. 1 Tahun 2003.

3.13 Aset alih Alat Aras (Levelling) hendaklah dibuat pemeriksaan melalui kaedah Ujian Dua Piket (Two Peg Test) setiap kali sebelum memulakan kerja-kerja pengukuran aras.

3.14 Peraturan mengenai penggunaan, pengurusan dan penyelenggaraan kenderaan adalah mengikut peraturan semasa yang berkuatkuasa (Panduan Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1980 dan Panduan Perbendaharaan Bil. 7 Tahun 1985).


4.0 PERATURAN PENYIMPANAN ASET ALIH

4.1 Aset alih hendaklah sentiasa disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi.

4.2 Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset alih di bawah tanggungjawabnya melainkan telah dibuktikan sebaliknya.

4.3 Aset alih yang sangat menarik atau bernilai tinggi hendaklah sentiasa di bawah kawalan maksima setiap pegawai.

4.4 Pegawai adalah dilarang sama sekali membawa kenderaan Jabatan yang mengandungi sebarang aset alih ke tempat-tempat awam dan seharusnya terus dibawa ke pejabat untuk tujuan penyimpanan terdahulu sebelum menjalankan apa-apa tugasan lain.

4.5 Sekiranya keadaan memaksa untuk kenderaan Jabatan yang membawa aset untuk berhenti maka pastikan kenderaan tersebut berada di dalam pandangan saling nampak oleh pegawai atau pemandu.

4.6 Sekiranya pegawai bertugas rasmi di luar stesen maka aset alih perlu sentiasa dalam kawalan maksima dan dibawa bersama- sama dan tidak meninggalkannya di dalam kereta, bilik (hotel) dan tempat-tempat lain.

4.7 Aset alih seperti peralatan ukur, komputer bimbit, prizam dan sebagainya kecuali kenderaan hendaklah disimpan di dalam almari kayu atau besi yang berkunci, tidak lutsinar dan berada di dalam bilik berkunci. Aset alih lain seperti kakitiga yang tidak dapat dimuatkan di dalam almari memadai menyimpannya di dalam bilik yang sama dan berkunci.

5.0 PEMERIKSAAN ASET ALIH

5.1 Dari masa ke semasa setiap aset alih akan dibuat pemeriksaan fizikal, rekod dan penempatan oleh Pegawai Pemeriksa Aset atau Penolong Pengarah Unit Ukur Tanah Wilayah Utara (mana yang berkenaan) sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun.

5.2 Tujuan pemeriksaan adalah untuk mengetahui keadaan dan prestasinya, memastikan setiap aset alih mempunyai daftar /rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini serta memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar kad harta modal (Kew. PA-2).

5.3 Jika berlaku apa-apa perselisihan mengenai aset alih satu Laporan hendaklah dibuat dengan segera kepada Ketua Jabatan.


6.0 PENYELENGGARAAN ASET ALIH

6.1 Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk tindakan penyelenggaraan.

6.2 Setiap aset hendaklah diambil tindakan penyelenggaraan secara berjadual sebagai langkah untuk memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan. Surat kebenaran membawa keluar aset alih untuk proses servis hendaklah diperolehi terlebih dahulu daripada Ketua Jabatan.


7.0 KEHILANGAN ASET ALIH

7.1 Apabila terdapat sebarang kehilangan aset kerajaan, tindakan yang perlu diambil oleh pegawai adalah seperti berikut :

i. Pegawai bertanggungjawab atau yang mengetahui kehilangan tersebut hendaklah melaporkannya kepada Ketua Jabatan dengan serta merta; dan

ii. Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset kerajaan atau yang mengetahui kehilangan berlaku, hendaklah melaporkan kepada Polis dalam tempoh dua puluh empat (24) jam dari waktu kehilangan diketahui.


8.0 TINDAKAN SURCAJ

Pegawai yang gagal mematuhi peraturan boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.


9.0 KESIMPULAN

Aset kerajaan merupakan amanah bersama yang perlu disemaikan di dalam minda setiap pegawai dan diaplikasikan dalam kehidupan harian. Memastikan aset kerajaan berada dalam keadaan baik dan selamat serta mengelakkan daripada unsur-unsur kehilangan menjadi tanggungjawab bersama.

“ASET NEGARA AMANAH BERSAMA”



Sumber Rujukan :

1. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 iaitu Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan

2. Pekeliling Ketua Pengarah Ukur Dan Pemetaan Bilangan 2 Tahun 2009 iaitu Garis Panduan Penggunaan Dan Penyimpanan Peralatan Ukur.
Disediakan oleh
Mohamad Zikri bin Mat Isa
PP Wilayah Utara

Projek Bangunan Tambahan IKIM, Jalan Duta, KL










Projek ini telah dijalankan oleh pasukan En. Muzaidy bin Din disamping dibantu oleh En Mohamad Nazrul Amin bin Yahaya. Ukuran topografi ini bermula dari 23 Jun hingga 1 Julai 2010.

Friday, July 9, 2010

Projek Galeria Perdana, Langkawi, Kedah









Di atas adalah gambaran bagi Projek Pembinaan Jambatan Galeria Perdana di Sg. Kilim, Langkawi, Kedah Darul Aman. Pengukuran telah dijalankan oleh pasukan En. W.Mazlan pada 3 hingga 10 Jun 2010. Alhamdulillah semuanya berjalan dengan lancar. Akan tetapi masalah yang dihadapi adalah bagi mendapatkan nilai kedalaman sungai tersebut di mana kadar semua bot adalah sebanyak RM 200 sejam. Namun demikian masalah tersebut dapat dihadapi dengan seadanya.

Foto Pejabat UUT Wilayah Utara

Pejabat Unit Ukur Tanah Wilayah Utara

Ruang Depan

Surau, Tandas & Ruang Pekerja


Bilik Pengukur 1


Bilik Pengukur 2


Bilik Mesyuarat

Bilik Pantri

Bilik Komputer
Bilik Fail
Di atas merupakan ruang dan bilik yang terdapat di Pejabat Unit Ukur Tanah Wilayah Utara, Perai, Pulau Pinang. Bangunan ini adalah di bawah penyelenggaraan JKR Seberang Perai Tengah. Namun demikian, untuk pada masa ini, peruntukan tidak dapat disalurkan ke pejabat ini bagi tujuan penyelenggaraan di sebabkan keadaan ekonomi negara yang tidak mengizinkan. Semoga pejabat ini berjaya disalurkan peruntukan pada masa hadapan bagi tujuan penyelenggaraan bahagian yang rosak. Disamping itu, diharapkan aset pejabat ini yang telah rosak dan dicadangkan untuk tujuan pelupusan dapatlah diganti dengan kadar segera bagi memudahkan urusan pejabat di sini. Insya Allah.

Tuesday, July 6, 2010

Pemeriksaan Aset Cawangan

Satu pemeriksaan Aset Cawangan dan penyediaan Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori telah dijalankan pada 15 Jun 2010 di pejabat ini. Pemeriksaan ini telah dilaksanakan oleh 2 orang pegawai daripada Cawangan Pangkalan Udara dan Maritim iaitu En. Ahmad bin Omar (Bahagian Ukur Tanah) dan Tn. Hj. Mohd. Amin bin Abdullah (Bahagian Maritim).